緊急事態宣言で在宅ワークが加速！Ai活用でどこまで生産性を向上できるのか

新型コロナウイルスの猛威は留まることなく2021年に入り、新年早々緊急事態宣言が1月8日～3月7日まで発出されることになりました。

緊急事態宣言の「基本的対処方針」によると、外出自粛要請や飲食店の時短要請・更には会社や企業においては、出勤者の7割削減の在宅ワーク推進などがあげられています。

そこで、本記事では緊急事態宣言の「基本的対処方針」や加速する在宅ワークにおける注意点、その他Aiを活用することで在宅ワークにおいても生産性を向上させる方法をご紹介致します。

緊急事態宣言「基本的対処方針」とは

緊急事態宣言「基本的対処方針」とは、新型コロナウィルス感染拡大を受け2021年1月8日から発出された緊急事態宣言に伴う内容を、政府が基本的対処として出したものです。詳しい内容は以下の通りです。

在宅ワーク導入の注意点

概要でも触れたように、緊急事態宣言「基本的対処方針」が発動され強い在宅ワークが推進されたわけですが、在宅ワーク導入に伴い注意点も出てきます。

・インターネット環境の整備不慮

在宅ワークを導入するにあたり、まず、インターネットなどの環境整備が必須になってくるわけですが、特に自宅にパソコン等がない方は、早急に準備する必要がありますし、インターネット通信の契約も必要となってきます。地域によっては、通信状態がよくない場合もありますので事前にしっかり情報収集を行いましょう。

・在宅ワークでのモチベーション維持

個人差もにも寄りますがマイペースで仕事が行えるといったメリットがある一方で、プライベートとの境がなくなりやすい在宅ワークの場合は次のようなことに気を付けるとよいでしょう。

・始業・休憩時間・就業時間の設定などの通常の生活サイクルを意識する

・状況に応じて目標設定する

・コミュニケーションの円滑に努める

を意識するだけでもメリハリが生まれ、モチベーション維持に繋がります。3つ目のコミュニケーションの円滑に努める、は在宅ワークになると意識しなければコミュニケーションを取ることが難しく、孤立感を抱えてしまう場合もあり業務に影響が出てくることも考えられます。

・作業効率の低下　

先述したように、メリハリやモチベーションの維持がなくなると心配されるのが作業の効率化です。会社内では、スタッフ同士切磋琢磨しながら作業を進めていたことが、自宅という環境ではついくつろぎモードになってしまい、作業効率の低下に繋がる恐れがあります。

では注意点をあげた上で、続いて本題の在宅ワークでの生産性を向上させる方法をご紹介していきます。

Ai活用で在宅ワークを支援・生産性向上を目指す方法

在宅ワークにおいては、Aiを活用することで作業効率やモチベーション維持に繋げることが可能です。

・Aiによる自動化で事務効率を高める

事務効率をあげるには以下のAiを導入した方法を活用すると良いでしょう。

・Aiによる出退管理システムの導入

・Ai活用で電話やチャットでの問い合わせを自動化

・紙ベースの入力情報を元にした業務をAiで自動化

・選考作業をAi活用で軽減

・Ai活用でウェブアクセス集計・レポート作成を自動化

1つ目の出退勤管理は、業無効率化の他に、先述したメリハリをつけることにも繋がります。

そして、4つ目の選考作業においては、Aiで履歴者やエントリーシートを自動チェックし、採用活動の更なる迅速化と正当化を実現、更には応募者に対して不備を通知することも可能です。その他、自動化システムにおいては下記の記事も併せてご覧ください。

チャットボットとは？チャットボットのメリットと導入するときのポイント

企業がAi面接を導入するメリットとデメリット

・Aiを導入したコミュニケーションツールの活用

先述にもあるように、モチベーション維持のためにはコミュニケーションの円滑化は重要であると述べました。主に、LINE for BusinessやSlack・ChatWork・Microsoft Teamsなどの法人サービスの活用は安全面も確保されているのでおすすめですが、中には、3次元の仮想オフィスサービス「RISA」を提供し活用している企業もあります。

4.在宅ワークにAiを導入するメリット

続いて、在宅ワークにAiを導入するメリットとはどのようなものがあるかみていきます。

・Ai活用で時間のロスやコスト削減に繋がる

担当者が作業に要した時間を削減し、他の業務にあてることができます。作業効率も上がってくることで、コンバージョンアップが見込め自ずとコスト削減にも貢献できます。

働き方改革を促進するAiシステム『コンバージョンあがるくん』とは？

・Ai活用で人手不足の解消

人手不足の際にも、Aiを活用することで煩雑な業務を遂行することが可能です。

・Ai活用で働き方改革の積極的推進

「働き方改革」とは、働らく人々が個々の事情に応じ多様で柔軟な働き方を自分で選択できるための政策です。近年、在宅ワーク化が加速する中、今回の緊急事態宣言を受け更に加速の一途を辿ることになりそうですが、そうした場合、Ai導入で従業員の働きやすい環境を整えることで、積極的な働き方改革が行われることも予想されます。

企業に合ったツールの選別や、事前のチェックは入念に行いスムーズでかつ円滑に業務を始められるようにしたいものです。

5.緊急事態宣言解除後の働き方の見直し

緊急事態宣言後は、これを機に在宅ワークにシフトする会社やオフィスに戻ってくる会社、それぞれあるでしょう。しかし、以前のようなオフィス形態は難しく今後もソーシャルディスタンスを保つことが、ニューノーマル時代においては必須になってきます。

例えば、従業員が一ヶ所に集まらないフリーアドレス制度やAiやデータ・ITツールを活用し従業員を可視化など、ソーシャルディスタンスを図る中で業務を効率化させるためには、これまで以上にAiやデータ・ITツールを理解し活用できる人材が求められます。また、従業員個人のスキル向上の他、企業全体の文化も変革していく必要があるでしょう。

6.まとめ

緊急事態宣言が発動され在宅ワークが加速する中、どのように生産性を向上することができるのかその方法と、在宅ワークを導入する注意点などを解説して参りました。Aiやデータ・ITツールが今後さらに必須になっていく中で、従業員や会社全体の柔軟な対応や働き方の見直しが求められてきます。

また、本記事内でも述べたように、今後も続々と県によっては緊急事態が発出される可能性は高いとされ、いざとなったときに慌てることのないよう長期戦に及ぶとされる在宅ワークに備えておく必要もありそうです。

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