勤怠管理はAiサービスで効率化！

従業員が働きやすい環境を作るうえでは、重要な勤怠管理システムですが、日々管理を行っている人事担当者にとっては色々と抱えている問題もあるようです。

特に、従業員が多い場合、管理に時間を要するため他の業務に専念できなかったりと人事ならではの悩みも多かったりと、このような状況下の中、効率化を図るために勤怠管理にAiを導入し効率的に管理を行う動きが始まっています。

そこで今回は、Aiを導入することでどういった効果が得られるのかご紹介していきます。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、出勤・退勤時刻の記録や休暇申請などの勤怠管理業務を支援するためのシステムです。このシステムは主に、時刻の打刻、または申告するための記録ツールと、記録した情報を集約・集計するシステムで構成されています。

また、勤怠管理以外にも重要な役割を果たしており、それについては、次で説明致します。

勤怠管理システムの重要性

近年では、「長時間労働」が特に問題視されており、厚生労働省の調べでは、日本は欧米の先進国と比べると年間の労働時間も長く、週に49時間以上働く人の割合が高いことが分かっています。例えば、ドイツが8.1％、フランスが10.1％、アメリカが19.2％に対し、日本は19.0％と長時間労働者の多さが目立ちます。

これを厚生労働省は、労働者の保護目的から『超過労働時間の削減』を進めており、労働基準法への対応としても勤怠管理システムを導入しています。

また、このシステムにより従業員の勤務時間や勤務日数を把握しておくことで、必要に応じた業務調節や産業医の面談を受けさせることも可能となります。従業員の健康を守る上でも非常に重要ですし、もちろん給与面でも大切なシステムといえるでしょう。

勤怠管理システムに関連するAi

Aiは識別機能という、音声や画像を認識したり、認識後のデータから何かを検知したり予知したりする機能があります。例えば、車両の速度や逆走を検出するものや危険を察知するもの・自動運転、その他にも、人間を認識し角度を変えて稼働するエアコンなどに活用されています。

この識別機能を利用して、出退勤打刻方法の多様化が進められており、従来の勤怠打刻において課題であった、「なりすまし」や「代理打刻」といった不正の防止、その他、ICカード発行や再発行などに関わる運用コストを削減する効果もあります。

では次項で、この識別機能を使用したAiによる打刻方法をご紹介します。　

Aiによる打刻方法とは

Aiによる多様化が進む出退勤方法ですが、どのようなものがあるのでしょう。

早速、以下3つを見ていきます。

・Aiで顔認証

パソコンなどの内臓カメラで撮影し、Aiが記憶した顔データと照合し本人確認を行って出退勤時刻を記録します。クラウド上で管理ができるので、低コストで導入することもできます。中には、打刻だけではなく、笑顔で撮影し笑顔の評価を人事作戦面において活用するケースもあります。

・Aiで音声認証

スマートスピーカーに話しかけることで、勤怠記録が行えます。

出勤時には、「おはよう」退勤時には「ばいばい」、お昼休憩には「休憩開始」などとユニークに話しかけることで、自動で打刻が行えます。

・Aiでチャボット

休暇届や諸制度の申請方法やその他、人事に関する質問を、スマホやパソコンを利用し対話形式で、Aiチャボットが回答を行います。また、Aiをチャボットに導入することで、都度の質問の対応が省かれ、人事担当者の業務軽減にも繋がるでしょう。質問パターンを学習することで精度も上がり、話し言葉や入力内容に多少の違いがあってもある程度柔軟に対応することが可能です。

中には、手軽にスマホやパソコン上で、タイムカードの代わりにAiチャボットと対話することで出退勤の記録が行えたり、打刻を忘れないようにリマインド機能もあります。更に、Aiとの対話の中で、SNSのようにスタンプを送るだけで時刻と場所が記録されたり、とちょっとした遊びも含まれています。

会社にあった出退勤の仕方を選べるので、多様化する働き方の中では活用の幅も広がりますね。では、次項ではAiによる勤怠管理システムの自動化をご紹介致します。

Aiによる勤怠管理データ自動化

では早速、Aiを活用した勤怠管理システムの活用例をご紹介します。Aiを勤怠管理に導入することで、人事担当者の作業を軽減させることができますので、日々の業務の参考にされると良いでしょう。

・Aiで最適なシフトを算出・調整を自動化

卸売業や工場、パートタイムの労働者が多いシフト勤務では、希望シフトを管理者が調整し、不足時間は誰かに要請をするといった細かい調整が必要になってきますので、頭を悩ます方も多いかと思います。しかし、Aiを活用することで、不足時間の調整などを自動で行うことが可能になり、管理者の手間の削減やシフトの無駄を省いたり、人件費や予備管理にも役立ちます。また、Ai独自のアリゴリズム（計算方法）で、使用ごとにシフト作成の精度も学習機能により上がりますので、どんどんシステムが効率化していくというわけです。

・Aiが給与システムに登録で自動化

会社内の人事異動の際の給与変更も、一つ一つの給与システムに登録が必要とします。しかし、Aiを活用することで自動で登録することができ、特に大企業の場合は

大幅な時間短縮が期待されます。移動人数が重なった場合も、問題なく自動化でき安心です。

・Aiがデータ加工作業を自動化

勤怠情報からの給与への紐付けは、これまでAiを使用せずとも従来の勤怠管理システムと給与のシステムでの連携によって可能でしたが、複雑化したデータ上の連携はAiの活用が欠かせません。例えば、パソコンで行う作業をAiに学習させ、自動化させることも可能です。エクセルでの入力や集計・データ比較など、パソコンの複数のソフトにまたがった操作を、Aiに学習させAiが処理をします。

また、勤怠システムの際にも、集計・出力したCSVデータをエクセル表に加工し、残業時間の多い順に並び替えたり、部署ごとの合計などを全て自動で行ってくれ、大幅な作業の短縮化が図れます。途中、余計な通知ウィンドウが送信されてきても、作業には無関係として判断することもできます。

このように勤怠管理にAiを活用することで作業の自動化や、大幅な時間短縮、更には活用頻度に連れて精度も上がり、より人間に近い作業を実現します。

ですが、それだけにとどまらず、次のような課題解決にも役立ちます。

Aiによる勤怠に関する課題解決

では、勤怠に関する課題とはどのようなものであり、Aiでどう解決していくのでしょう。

・ストレス状況の可視化

勤怠管理システムの情報から、過重労働や問題行動をAiが分析し、従業員がストレスを感じた場合に、管理者に警告したりするシステムです。

その他、人事情報（勤務地・所属）や従業員のアンケートなどを分析し、ストレスケアが重要な従業員を予測することも可能です。

・離職予測

先述の「ストレス状況の可視化」と重複しますが、ストレスの可視化から、離職率の予測率を算出するシステムです。退職を未然に防いだり、離職率の低下にも繋がります。

企業や会社によって異なる部分はあるものの、この2つの課題を解決することで、『超過労働時間の削減』対策にも繋がりますし、退職やトラブルも未然に防止することができるというわけです。

まとめ

本記事では、このような人事担当者が抱えている問題や、「長時間労働」問題への解決にも繋がるAi管理システムをご紹介して参りました。

企業において日々の勤怠管理は、通常の業務に加え出勤・退勤時刻の記録や休暇申請など思った以上にハードな仕事です。また、働き方改革で勤怠管理の見直しや、社会問題とされている「長時間労働」の解決も急がれています。

作業の効率化や、働き方改革でさまざまな勤務体制にある会社や企業、または勤務管理に限界を感じている方は、Aiを活用した勤務管理システムで効率化を図ることをおすすめします。